beritabernas.com – Tim Matching Fund (FM) UII mengembangkan sistem informasi manajemen pendidikan dengan menggunakan konsep role-based access control (RBAC). Sistem informasi dengan konsep RBAC ini akan dieksekusi melalui implementasi single sign on (SSO) berbasis manajemen identitas, sehingga akan memberikan visibilitas pengelolaan institusi baik kepada organisasi, guru, siswa, maupun staf terkait.
Tim Matching Fund (MF) UII yang terdiri dari Mukhammad Andri Setiawan ST MSc PhD., Hari Setiaji S.Kom M.Eng., Ari Sujarwo S.Kom MIT (Hons), Kholid Haryono ST M.Kom, Beni Suranto ST M.SoftEng Chanifah Indah Ratnasari S.Kom, M.Kom dan Erika Ramadhani ST M.Eng ini mengawali mengawali proses transformasi digital di perguruan tinggi sejak tahun 2016. Merek juga ikut berkontribusi pada bidang sistem informasi ke mitra pendidikan, di antaranya mengembangkan sistem informasi pada Yayasan Salman al Farisi.
Menurut Mukhammad Andri Setiawan ST MSc PhD, salah satu anggota Tim Matching Fund (MF) UII, dalam pengembangan sistem informasi pada Yayasan Salman al Farisi terbagi menjadi beberapa tahapan.Pertama, tahapan inisiasi, yaitu analisis kebutuhan mitra; analisis kebutuhan infrastruktur IT; identifikasi sumber daya yang sudah dimiliki; proses akuisisi sumber daya oleh mitra; dan dokumentasi proses inisiasi. metode yang diterapkan yaitu studi lapangan dengan datang langsung ke mitra dan melakukan pengamatan yang diperlukan; wawancara ke mitra DUDI dengan pucuk kepemimpinan, manajemen tingkat menengah, hingga petugas operasional.
Baca juga:
- Mahasiswa Teknik Elektro FTI UII Sukses Mengonversi Motor BBM Menjadi Motor Listrik
- Prodi Rekayasa Tekstil FTI UII Mengolah Limbah Masker Menjadi Produk Kreatif
- Prodi Informatika FTI UII Kembangkan Sistem Rekomendasi Program Studi bagi Siswa SMA
Kedua, tahapan pengembangan: dalam tahapan ini akan diterapkan menjadi dua area, yakni area pengembangan sistem dan area pengembangan infrastruktur IT. Pada area pengembangan sistem akan menggunakan pendekatan scrum dimana setiap misi produk dilaksanakan pada satu siklus pendek yang disebut sprint. pada area pengembangan infrastruktur IT, menggunakan pendekatan pengukuran proporsional dimana kebutuhan akan disesuaikan dengan kemampuan mitra di saat seluruh pekerjaan telah diserah terimakan.
Ketiga, tahap implementasi: Pada tahap ini terdapat enam aktivitas utama yaitu Implementasi domain Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB); implementasi domain akademik; implementasi domain keuangan; Implementasi domain SDM; implementasi infrastruktur IT; dan dokumentasi sistem dan proses implementasi.
Metode yang digunakan pada tahap ini adalah piloting di mana sistem diimplementasikan pada area yang paling krusial dan lingkup yang kecil. Keberhasilan pada tahap ini akan mempengaruhi area lainnya sehingga memastikan unit yang krusial dan lebih kecil berhasil menjadi penting. Secara bertahap akan diimplementasikan pada unit lainnya setelah unit pilot berhasil.
Keempat, tahap evaluasi dan rekomendasi: Tahap ini memiliki enam aktivitas utama yaitu Pengukuran efisiensi; Pengukuran usabilitas pasca implementasi; Evaluasi implementasi infrastruktur IT; Analisis hasil evaluasi; Membuat rekomendasi hasil evaluasi; dan Dokumentasi evaluasi. Metode yang untuk pengukuran efisiensi akan menggunakan satuan waktu dan tahap proses. Hasilnya dibandingkan dengan sebelum menggunakan sistem sehingga didapatkan angka peningkatan yang tepat.
Kelima, tahap dokumentasi dan pelaporan. Metode yang digunakan pada tahap ini adalah kolaborasi. Yaitu kerja sama seluruh pihak yang terlibat dalam mendokumentasikan seluruh proses mulai dari awal hingga pelaporan akhir.
Keenam, tahap rencana dan tindak lanjut: Metode yang digunakan adalah FGD bersama mitra untuk mendapatkan berbagai peluang pengembangan pada masa mendatang. dengan adanya sistem informasi yang telah di kembangkan oleh tim MF UII, diharapkan dapat mentransformasi aspek digital pada Yayasan salman al farisi dalam mengelola operasional, sehingga mampu meningkatkan performansi kerja dari yang manual menjadi berbasis sistem dan teknologi yang lebih efisien dan efektif di era revolusi industri 4.0. baik sebagai pengguna yaitu siswa atau orang tua, atau sebagai staf maupun pengajar.
Menurut Mukhammad Andri Setiawan pengembangan sistem informasi manajemen pendidikan berbasis digital sangat penting mengingat perkembangan dunia pendidikan di era modern saat ini dihadapkan dengan perkembangan lingkungan strategis menjelang era industri 4.0.
Hal ini menuntut beragam institusi pendidikan untuk menggunakan berbagai alat bantu teknologi untuk mengelola dan menjalankan institusi dengan baik. Tuntutan ini semakin meningkat dengan adanya pandemi Covid 19, yang memaksa institusi pendidikan untuk memindahkan beragam bentuk layanan yang dimiliki secara daring.
Untuk menangani masalah tersebut, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi manajemen pendidikan seperti yang dikembangkan Tim MF UII yang dapat mengelola keseluruhan operasional dan menjadi tulang punggung dari institusi.
Dengan adanya sistem tersebut, maka kemampuan institusi Pendidikan dalam melakukan perencanaan, pengelolaan proses bisnis Pendidikan, proses pengambilan keputusan serta evaluasi aktivitas dapat meningkat. (lip)
